What we do with your data, why, on what legal basis, and for how long. The short version: we keep as little as possible, we sell nothing, and everything we keep has a stated reason and, apart from the host's server logs, a stated end date. A complete English translation follows the German text.
Andreas Joltea Schmellerstr. 47 92655 Grafenwöhr E-Mail: info@pcs-clear.de
Aus der Rechnung, die Sie hochladen: Ihr Name und Ihre Anschrift, Kundennummer und Kontonummer, Vertrags- und Rufnummern, Tarifbezeichnungen, Vertragslaufzeiten und Beträge. Die Auswertung dieser Rechnung findet in Ihrem Browser statt. Das gilt auch für Fotos und Scans von Rechnungen: Wir lesen sie mit einer Texterkennung auf Ihrem Gerät, und sie werden dabei nicht hochgeladen. An unsere Server übermitteln wir nur die Angaben, die für das Schreiben und den Versand nötig sind.
Anders beim Fotografieren eines Briefes: Fotografieren Sie ein Schreiben, damit wir es einordnen, verlässt das Bild Ihr Gerät. Es geht an unseren Server und von dort an einen KI-Dienst, der den Text liest. Wir speichern weder das Bild noch den erkannten Text. Wenn Sie das nicht möchten, tippen Sie die wichtigen Zeilen stattdessen selbst in das Textfeld — dieser Weg sendet kein Bild.
Beim Aufruf der Website: Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse und Angaben zu Ihrem Browser (Server-Protokolle des Hosters).
Wenn Sie in einem Schreiben auf „Put it into German“ klicken: den Satz, den Sie eingegeben haben.
Wenn Sie sich bis zum 30. September 2026 für den Start haben vormerken lassen: Ihre E-Mail-Adresse und die von Ihnen gewählte Garnison.
Wenn Sie Erinnerungen an eigene Fristen bestellen: Ihre E-Mail-Adresse und die Termine, an die erinnert werden soll.
Wenn Sie Versetzungspapiere hochladen, werden diese vor der Übermittlung in Ihrem Browser geschwärzt. Ungeschwärzte Papiere verlassen Ihr Gerät nicht.
Für den Versand: Ihr Name, Ihre Anschrift, das erzeugte Schreiben als PDF und die Sendungsnummer der Deutschen Post.
Für die Zahlung: die Angaben, die der Zahlungsdienstleister erhebt. Vollständige Kartendaten sehen wir zu keinem Zeitpunkt.
Zur Erfüllung des Vertrags mit Ihnen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Rechnung auswerten, Kündigungsdatum berechnen, Schreiben erstellen, auf Ihren Wunsch einen Satz übersetzen, versenden, Zustellung nachweisen.
Zur Erfüllung rechtlicher Pflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung von Rechnungen.
Auf Grundlage Ihrer Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: die Vormerkung zum Start und die bestellten Fristerinnerungen. Sie können die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen — eine formlose Nachricht an uns genügt, jede Erinnerung trägt zusätzlich einen Abmeldelink.
Zur Wahrung berechtigter Interessen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: der sichere und stabile Betrieb der Website (Server-Protokolle) und der Schutz vor Missbrauch. Dafür begrenzen wir, wie oft dieselbe Verbindung die Funktionen aufrufen darf, die ein KI-Modell anfragen. Ihre IP-Adresse speichern wir dabei nicht, sondern nur einen daraus abgeleiteten Zahlenwert, der nach höchstens einer Stunde gelöscht wird. Sie können dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), und zwar per E-Mail an info@pcs-clear.de.
Wir setzen weder Werbe-Cookies noch Analysewerkzeuge ein und geben keine Daten zu Werbezwecken weiter.
Hosting und Auslieferung der Website: Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA — Auslieferung über EU-Rechenzentren. Dabei verarbeitet der Hoster technisch bedingt die Server-Protokolle; die Laufzeit-Protokolle bewahrt er nach seinen Angaben in unserem Tarif einen Tag auf, weitere Protokolle richten sich nach seinen Vertragsbedingungen.
Druck und Versand der Briefe: LetterXpress GmbH, Kirchhofstraße 33, 33330 Gütersloh, Deutschland. Dorthin übermitteln wir das fertige Schreiben; der Empfänger wird von dort aus dem Dokument gelesen.
Zahlungsabwicklung: Stripe Payments Europe Ltd., The One Building, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland.
Speicherung der Versandnachweise, der Vormerkungen und der Erinnerungen: Upstash Inc., 2261 Market Street, San Francisco, CA 94114, USA — Speicherung in der EU-Region.
Lesen fotografierter Schreiben: Google (Gemini) und, wenn Google nicht antwortet, Groq Inc. — beide mit Sitz in den USA. Übermittelt wird das Bild, das Sie aufnehmen, und die Frage, um welche Art Schreiben es sich handelt. Es wird dort nicht dauerhaft gespeichert und nach unserer Kenntnis nicht zum Training von Modellen verwendet; die endgültige Zusicherung dazu ist Gegenstand der Verträge nach Art. 28 DSGVO, siehe unten.
Übersetzen eines Satzes: Google (Gemini) und, wenn Google nicht antwortet, Groq Inc. — beide mit Sitz in den USA. Diese Übermittlung findet nur statt, wenn Sie in einem Schreiben auf „Put it into German“ klicken. Übermittelt wird ausschließlich der Satz, den Sie eingegeben haben. Wir speichern ihn nicht.
Beschreibung einer Anzeige im Marktplatz: Nutzen Sie dort die Funktion, die aus Ihren Stichworten eine Beschreibung formuliert, gehen der Titel und die Stichworte an Google (Gemini) und, wenn Google nicht antwortet, Groq Inc. — beide mit Sitz in den USA. Für diese Beschreibung selbst speichern wir nichts.
Versand unserer E-Mails: Resend (Plus Five Five, Inc.), San Francisco, USA.
Einordnen einer Antwort Ihres Anbieters: Vercel Inc. (AI Gateway) und, dahinter, TypeSafe AI — beide mit Sitz in den USA. Diese Übermittlung findet nur statt, wenn Sie auf der Seite „They said no“ selbst einen Text einfügen und die Prüfung starten. Übermittelt wird ausschließlich dieser Text, gekürzt auf 4.000 Zeichen. Das eingesetzte Modell erzeugt keinen Text, sondern wählt eine von neun vorgegebenen Kategorien; nach Angaben des Anbieters wird der Inhalt nicht gespeichert und nicht zum Training verwendet. Die endgültige Zusicherung dazu ist Gegenstand der Verträge nach Art. 28 DSGVO, siehe unten. Wir speichern weder den Text noch das Ergebnis.
Meldung einer Anzeige im Marktplatz: Wenn Sie eine Anzeige nach Artikel 16 der Verordnung (EU) 2022/2065 (Digital Services Act) melden, speichern wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den gemeldeten Inhalt und Ihre Begründung. Diese Angaben verlangt die Verordnung ausdrücklich; ohne sie können wir die Meldung nicht bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO in Verbindung mit der genannten Verordnung. Wir nutzen die Angaben, um Ihnen den Eingang zu bestätigen und die Entscheidung mitzuteilen, und löschen sie nach einem Jahr. Ihr Name und Ihre Adresse werden nicht veröffentlicht; erfährt der Anbieter der Anzeige von der Entfernung, nennen wir ihm die Gründe, nicht Sie.
Umrechnung einer eingegebenen Adresse in Koordinaten: die OpenStreetMap Foundation (Nominatim), eingetragen in England. Diese Abfrage findet nur statt, wenn Sie im Tarifberater selbst eine Adresse eingeben und die Prüfung starten. Übermittelt wird ausschließlich der von Ihnen eingegebene Text; wir übermitteln dabei keine weiteren Angaben über Sie. Das Ergebnis speichern wir bis zu 30 Tage zwischen, damit dieselbe Adresse nicht erneut übermittelt werden muss. Welche Anschlüsse an der Adresse liegen, beantworten wir anschließend aus Daten, die auf unserem eigenen Server liegen — dafür verlässt nichts mehr diese Seite.
Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.
Ein Teil dieser Empfänger sitzt in den Vereinigten Staaten. Für Übermittlungen dorthin gilt der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 zum EU-US Data Privacy Framework, soweit das jeweilige Unternehmen dort zertifiziert ist; andernfalls stützen wir die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Eine Kopie der jeweils einschlägigen Garantien erhalten Sie von uns auf Anfrage unter info@pcs-clear.de.
Sie sollten wissen, was das praktisch bedeutet: Bei einer Übermittlung in die USA können US-Behörden unter dortigen Gesetzen auf Daten zugreifen, und die Rechtsschutzmöglichkeiten sind nicht dieselben wie in der Europäischen Union. Wer das für ein fotografiertes Behördenschreiben nicht möchte, tippt die Angaben stattdessen ab — dieser Weg sendet kein Bild.
Die hochgeladene Rechnung wird nach der Auswertung nicht dauerhaft gespeichert.
Das Foto eines Schreibens und der daraus gelesene Text: gar nicht. Beides wird nach der Antwort verworfen.
Versandnachweise einschließlich Sendungsnummer und Zustellzeitpunkt: drei Jahre ab Zustellung, entsprechend der regelmäßigen Verjährungsfrist nach § 195 BGB. Diese Frist ist bewusst länger als die des Briefdienstleisters, der die Sendungsnummer nach 60 Tagen löscht — ohne unsere Kopie könnten Sie die Zustellung später nicht mehr belegen.
Ihre Vormerkung zum Start: bis zur Startmeldung, längstens bis zum 30. September 2026. Danach wird die Liste vollständig gelöscht.
Bestellte Fristerinnerungen: bis zum letzten Termin, längstens 90 Tage. Danach löscht sich die Erinnerung selbst.
Das fertige Schreiben, solange die Zahlung aussteht: höchstens sieben Tage.
Widerrufserklärungen und Zahlungsstatus: drei Jahre, entsprechend der regelmäßigen Verjährungsfrist nach § 195 BGB.
Marktplatz: Anzeigen 60 Tage, Meldungen ein Jahr (siehe oben), ein Konto bis zur Löschung, längstens zwei Jahre nach der letzten Anmeldung.
Server-Protokolle des Hosters: Laufzeit-Protokolle einen Tag (Angabe des Hosters für unseren Tarif), weitere nach dessen Vertragsbedingungen. Der Zahlenwert gegen Missbrauch: höchstens eine Stunde.
Rechnungen und Buchungsbelege: zehn Jahre nach § 147 AO.
An mehreren Stellen arbeitet ein KI-System: Es liest ein von Ihnen fotografiertes Schreiben und ordnet es einer Art zu, übersetzt auf Ihren Wunsch einen Satz, ordnet auf Ihren Wunsch eine Antwort Ihres Anbieters ein (derzeit nicht freigeschaltet), formuliert im Marktplatz auf Wunsch eine Anzeigenbeschreibung und fasst für uns intern Änderungen auf den Preisseiten der Anbieter zusammen. Wir sagen Ihnen das, weil Sie ein Recht darauf haben zu wissen, wann Sie es mit einer Maschine zu tun haben — Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 über künstliche Intelligenz.
Was dabei herauskommt, ist ein Vorschlag und keine Entscheidung. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet, findet nicht statt: Ob ein Schreiben abgeschickt wird, entscheiden Sie, und jede Angabe, die in Ihr Kündigungsschreiben einfließt, bekommen Sie vorher zur Bestätigung vorgelegt.
KI-Systeme können sich irren, auch überzeugend. Prüfen Sie die Einordnung eines Schreibens deshalb an dem Schreiben selbst, und ziehen Sie bei Gerichtspost, Inkasso oder größeren Beträgen eine rechtskundige Stelle hinzu — etwa das Legal Assistance Office Ihrer Garnison.
Wir setzen keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken. Was wir speichern, liegt im lokalen Speicher Ihres Browsers und dient allein dem Betrieb: Ihr Fortschritt im Assistenten, damit ein versehentliches Neuladen ihn nicht löscht, Ihre bestätigten Angaben bis zum Abschluss des Vorgangs, und ein Merkzeichen, wenn Sie als Betreiber die Vorschau freigeschaltet haben.
Diese Speicherung ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich und deshalb nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Sie können sie jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen; danach beginnt ein begonnener Vorgang von vorn.
Wenn Sie im Marktplatz ein Konto nutzen, setzen wir zusätzlich ein Sitzungs-Cookie. Es ist für die Anmeldung unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und gilt 30 Tage.
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dafür an info@pcs-clear.de.
Soweit wir Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Die Angabe Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die Angaben aus Ihrer Rechnung können wir allerdings kein Kündigungsschreiben erstellen, und ohne Ihre Anschrift kann es nicht zugestellt werden.
Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, Telefon 0981 180093-0.
Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO
This is an English translation for your convenience. It was not prepared by a lawyer. The German text above is the legally binding version; if the two differ, the German text applies.
Information pursuant to Art. 13 and 14 GDPR
Andreas Joltea Schmellerstr. 47 92655 Grafenwöhr Email: info@pcs-clear.de
From the invoice you upload: your name and address, customer number and account number, contract and phone numbers, tariff names, contract terms and amounts. This invoice is read in your browser. That also applies to photos and scans of invoices: we read them with text recognition on your device, and they are not uploaded in the process. We send to our servers only what is needed for the letter and its dispatch.
It is different when you photograph a letter: if you photograph a letter so that we can classify it, the image leaves your device. It goes to our server and from there to an AI service that reads the text. We store neither the image nor the recognised text. If you do not want that, type the important lines into the text field yourself — that route sends no image.
When you visit the website: your IP address, date and time, the address requested and details about your browser (server logs kept by the host).
When you click “Put it into German” in a letter: the sentence you entered.
If you asked to be put on the launch list by 30 September 2026: your email address and the garrison you chose.
If you order reminders of your own deadlines: your email address and the dates to be reminded of.
If you upload transfer papers, they are redacted in your browser before transmission. Unredacted papers do not leave your device.
For dispatch: your name, your address, the letter we generate as a PDF and the Deutsche Post tracking number.
For payment: the details the payment service provider collects. We never see full card data.
To perform the contract with you, Art. 6 (1)(b) GDPR: evaluate the invoice, calculate the cancellation date, prepare the letter, translate a sentence at your request, send it and prove delivery.
To comply with legal obligations, Art. 6 (1)(c) GDPR: retention of invoices under commercial and tax law.
On the basis of your consent, Art. 6 (1)(a) GDPR: the launch-list entry and the deadline reminders you ordered. You can withdraw your consent at any time with effect for the future — an informal message to us is enough, and every reminder also carries an unsubscribe link.
To protect legitimate interests, Art. 6 (1)(f) GDPR: the secure and stable operation of the website (server logs) and protection against abuse. For this we limit how often the same connection may call the functions that query an AI model. We do not store your IP address for this; we store only a number derived from it, which is deleted after one hour at most. You can object to this processing at any time on grounds relating to your particular situation (Art. 21 GDPR), by email to info@pcs-clear.de.
We use neither advertising cookies nor analytics tools, and we do not pass on data for advertising purposes.
Hosting and delivery of the website: Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA — delivered from EU data centers. In doing so the host processes server logs as a technical necessity; according to the host, it keeps runtime logs for one day in our plan, and other logs depend on its contract terms.
Printing and dispatch of letters: LetterXpress GmbH, Kirchhofstraße 33, 33330 Gütersloh, Germany. We transmit the finished letter there; the recipient is read from the document there.
Payment processing: Stripe Payments Europe Ltd., The One Building, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Ireland.
Storage of delivery records, launch-list entries and reminders: Upstash Inc., 2261 Market Street, San Francisco, CA 94114, USA — storage in the EU region.
Reading photographed letters: Google (Gemini) and, if Google does not answer, Groq Inc. — both based in the USA. What is transmitted is the image you take and the question of what kind of letter it is. It is not stored there permanently and, to our knowledge, not used to train models; the final assurance on this is the subject of the contracts under Art. 28 GDPR, see below.
Translating a sentence: Google (Gemini) and, if Google does not answer, Groq Inc. — both based in the USA. This transmission takes place only if you click “Put it into German” in a letter. Only the sentence you entered is transmitted. We do not store it.
Description of a listing in the marketplace: if you use the function there that writes a description from your keywords, the title and the keywords go to Google (Gemini) and, if Google does not answer, Groq Inc. — both based in the USA. We store nothing for this description itself.
Sending our emails: Resend (Plus Five Five, Inc.), San Francisco, USA.
Classifying your provider’s reply: Vercel Inc. (AI Gateway) and, behind it, TypeSafe AI — both based in the USA. This transmission takes place only if you yourself paste a text on the “They said no” page and start the check. Only this text is transmitted, shortened to 4,000 characters. The model used does not generate text; it chooses one of nine predefined categories; according to the provider the content is not stored and not used for training. The final assurance on this is the subject of the contracts under Art. 28 GDPR, see below. We store neither the text nor the result.
Reporting a listing in the marketplace: if you report a listing under Article 16 of Regulation (EU) 2022/2065 (Digital Services Act), we store your name, your email address, the reported content and your reasons. The regulation expressly requires these details; without them we cannot process the report. The legal basis is Art. 6 (1)(c) GDPR in conjunction with that regulation. We use the details to confirm receipt and to tell you the decision, and we delete them after one year. Your name and address are not published; if the provider of the listing learns of the removal, we give them the reasons, not you.
Converting an address you entered into coordinates: the OpenStreetMap Foundation (Nominatim), registered in England. This query takes place only if you enter an address in the tariff advisor yourself and start the check. Only the text you entered is transmitted; we transmit no other information about you. We keep the result for up to 30 days so that the same address does not have to be transmitted again. Which connections exist at the address we then answer from data held on our own server — for that, nothing leaves this site any more.
We have contracts under Art. 28 GDPR with all processors.
Some of these recipients are located in the United States. For transmissions there, the European Commission’s adequacy decision of 10 July 2023 on the EU-US Data Privacy Framework applies, insofar as the company in question is certified there; otherwise we base the transmission on the European Commission’s standard contractual clauses under Art. 46 (2)(c) GDPR. You can obtain a copy of the relevant safeguards from us on request at info@pcs-clear.de.
You should know what this means in practice: in a transmission to the United States, US authorities can access data under US laws, and the legal remedies are not the same as in the European Union. If you do not want that for a photographed official letter, type the details instead — that route sends no image.
The invoice you upload is not stored permanently after it has been evaluated.
The photo of a letter and the text read from it: not at all. Both are discarded after the response.
Delivery records including tracking number and time of delivery: three years from delivery, in line with the regular limitation period under § 195 BGB. This period is deliberately longer than that of the letter service provider, which deletes the tracking number after 60 days — without our copy you could not later prove delivery.
Your launch-list entry: until the launch announcement, at the latest until 30 September 2026. After that the list is deleted completely.
Reminders you ordered: until the last date, 90 days at most. After that the reminder deletes itself.
The finished letter while payment is pending: seven days at most.
Withdrawal declarations and payment status: three years, in line with the regular limitation period under § 195 BGB.
Marketplace: listings 60 days, reports one year (see above), an account until it is deleted, two years at most after the last sign-in.
Server logs kept by the host: runtime logs one day (the host’s statement for our plan), others according to its contract terms. The number used against abuse: one hour at most.
Invoices and accounting records: ten years under § 147 AO.
An AI system works in several places: it reads a letter you photographed and assigns it a type, translates a sentence at your request, classifies your provider’s reply at your request (not currently enabled), writes a listing description in the marketplace on request, and summarises for us internally changes on providers’ price pages. We tell you this because you have a right to know when you are dealing with a machine — Art. 50 of Regulation (EU) 2024/1689 on artificial intelligence.
What comes out is a suggestion, not a decision. An automated decision within the meaning of Art. 22 GDPR that has legal effect on you does not take place: you decide whether a letter is sent, and every detail that goes into your cancellation letter is shown to you for confirmation beforehand.
AI systems can be wrong, even convincingly. Check the classification of a letter against the letter itself, and for court mail, debt collection or larger amounts consult a body with legal expertise — for example the Legal Assistance Office of your garrison.
We do not set cookies for advertising or analytics. What we store is in your browser’s local storage and serves operation only: your progress in the assistant, so that an accidental reload does not erase it, your confirmed details until the process is complete, and a marker if you, as the operator, have enabled the preview.
This storage is strictly necessary for the service you requested and therefore requires no consent under § 25 (2) No. 2 TDDDG. You can delete it at any time in your browser settings; after that, a process you had begun starts over.
If you use an account in the marketplace, we also set a session cookie. It is strictly necessary for signing in (§ 25 (2) No. 2 TDDDG) and is valid for 30 days.
You have the right of access (Art. 15), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction of processing (Art. 18), data portability (Art. 20) and objection (Art. 21 GDPR). For this, contact info@pcs-clear.de.
Where we process data on the basis of your consent, you can withdraw it at any time with effect for the future. The lawfulness of the processing carried out until then remains unaffected.
Providing your data is required neither by law nor by contract. Without the details from your invoice, however, we cannot prepare a cancellation letter, and without your address it cannot be delivered.
You can complain to a supervisory authority. The one responsible for us is: the Bavarian State Office for Data Protection Supervision (Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht), Promenade 18, 91522 Ansbach, Germany, phone +49 981 180093-0.